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 报到注册
 

    一、      制定新生报到注册工作方案

    (一)首先思想上要高度重视,提前召开新生报到注册专题工作会议,结合自己学校实际情况,制定出新生报到注册工作方案,做到主管领导负责、工作人员分工明确、方案切实可行。

    (二)工作方案大致可分以下三部分:

    1.   前期准备工作,侧重学生名单的再次核对、确定工作流程、制作各种相关工作文件,如录取的新生名单、新生报到流程图及各种宣传材料;在此特别注重的是发给学生的“资料包”,至少包应含:新生报到流程图、新生活动日程表、学校平面图、学生手册、太原市地图、太原市公安局出入境管理处地址等;提前将需在校内住宿的各类学生名单提交给来华留学生公寓管理部门,做好住宿准备工作。

    2.   报到注册工作中,应侧重学生证件、住宿安排、身体健康检查、收缴各项费用、办理医疗保险、办理居留许可、办理学校的各种证件、熟悉校园环境及组织新生参加入学教育等活动。

    3.   报到注册工作后期,应侧重已录取学生的学籍电子注册、来华留学生系统的信息录入、太原市公安局管理系统的信息录入及各种学生信息的采集工作。
 

    二、      新生报到注册

    (一)制定新生报到注册流程图并在醒目地点公布,图标做到清晰明了,避免造成报到现场拥挤混乱。

    (二)查验学生护照、录取通知书,核实学生身份。学生必须持普通护照入校学习。

    (三)检查签证种类及入境日期。此项工作需侧重:

    1.   学历生必须持X签证、进修生及访问学者可持F签证入校学习。杜绝持其他签证如“L”签证、“Z”签证等入校学习。

    2.   入境日期至关重要,必须是在办理居留许可有效期(30天)之内。避免有些学生提前入境,前往其他城市旅行后才来校报到,造成时间紧迫,来不及办理健康检查及居留许可证而造成非法居留。

    (四)收缴学费、住宿费、办理来华留学生综合保险。

    1.   在报到注册地点公示各类学生的学费、住宿费缴费标准。

    2.   在报到注册地点张贴购买“来华留学生综合保险”宣传:中国教育部规定自2008/2009学年起,要求来华学习超过6个月的来华留学生,在我国大陆购买团体综合保险,作为其办理新学期入学注册的必备材料。

    (五)指导学生到卫生检疫部门进行身体健康检查。

    1.   中国卫生检疫部门出具的身体健康证明,是办理在华居留许可证的必备文件之一。

    2.   外籍人员的体检及认证在“太原出入境检验检疫局“办理。具体地点:太原建设南路汽车站旁,电话:0351—7054945。

    3.   前往体检需注意:学生需要携带护照、三张两寸彩色照片,空腹。办理时间为每周一至周五上午8:30—11:30。

    4.   持“F”签证的学生可免去此项检查。

    5.   交费完毕、体检合格后,督促学生在有效期限内(入境30天内)办理在华居留许可事宜。

    6.   办理居留许可证,可由学生自行前往太原市公安局出入境管理处办理。地址:太原市五一东街,电话:0351—4612787

    (六)办理在华居留许可所需资料:

    1. 太原市辖区内省属学校填写山西省人民政府外事侨务办公室统一制作的《邀请外国人来华审批表》,其余单位填写山西省人民政府外事侨务办公室统一制作的《邀请外国人来华审批表》(地市用表),并报相关部门审核。

    2. 接受学校向省外侨办出具的“关于为X国留学生XX(姓、名)办理邀请函的申请报告”和保证书(原件、复印件各一份)。

    3.《外国留学人员来华签证申请表》(JW202表)。

    4. 护照全册复印件(正反面复印,一式两份)。对于已在国内的留学生,还需提交护照原件(审验后退还)。

    5. 留学生个人英语简历及汉语翻译件(正反面复印,一式两份;其它语种的留学生应提供由本人用母语撰写的简历及本人授权翻译为英语的简历)。简历内容主要应包括出生地、从小学起的受教育情况、工作情况和证明人及其有效联系方式,时间不得有中断,不得套用固定格式;汉语翻译件要忠于原意,不得有删节。

    6. 留学生学历证明或毕业证书的复印件及汉语翻译件(正反面复印,一式两份)。

    7. 留学生费用证明(由银行出具的存款或收入证明)原件、复印件及翻译件(原件审验后退还)。

    (七)留学生报到后,学校到省教育厅为其办理《接收外国留学生通知书》时,须提供以下材料:

    1. 护照原件(审验后退还)。

    2. 留学生学历证明或毕业证书原件(审验后退还)。

    3. 学校为留学生出具的入学通知书的复印件(正反面复印)。

    4. 医疗保险、意外伤害保险保单复印件(正反面复印)。

    5. 体检合格证明复印件(仅限60岁(含)以上的留学生)。

    (八)学校拟接受已在国内其它学校学习的留学生或就职的外籍人员,须提供上述一5(一份)、二3、4、5项和以下材料:

    1. 接受学校向省教育厅出具的“关于接受X国留学生XX(姓、名) 来我校学习的申请报告”。

    2. 护照原件(其中须包括该生在有效期之内的学习或任职/就业居留许可)及全册复印件(正反面复印,原件审验后退还)。

    3. 留学生学历证明或毕业证书原件、复印件及汉语翻译件(正反面复印,原件审验后退还)。

    4. 若留学生申请前在华就业的,须提供最后一次就业单位为其办理的《外国专家证》或《外国人就业许可证》的复印件。

    5. 留学生最后一次学习/就业单位所出具的评价/推荐信的原件及复印件(原件审核后退还)。

    (九)   住宿安排

    1.   提前一个月将需在校内住宿的各类学生名单提交给来华留学生公寓管理部门,做好住宿准备工作。

    2.   对已入住校内来华留学生公寓的学生在24小时之内完成信息录入传递工作。

    3.   对校外住宿的学生,提醒他们在24小时之内到居住地派出所办理临时住宿登记。
 

    三、      信息录入工作

    (一)所有报到学生的基础信息,尽快录入教育部来华留学生管理系统。

    (二)来华留学生的在华居留许可办理完毕后,及时将号码和有效期录入太原市公安局来华留学生管理系统。

    (三)对所有学位生进行学籍电子注册。

    (四)中国政府奖学金生注册汇总,同时发放奖学金。

    (五)各校根据自行需要,做好来华留学生的基础信息采集工作,其中包括:国籍、英文姓名、中文姓名、性别、护照号码、出生日期、学号、专业、学生类别、入校日期、预计离校日期、住宿地址、联系电话、电子邮箱地址等。
 

    四、      新生入学相关工作

    (一)新生入学教育

    1.   制定新生入学教育计划,做到人手一册,方便学生参加学校入学教育。

    2.   新生入学教育计划标明时间、地点、内容及集合时间、地点。

    3.   新生入学教育内容侧重学校重点场所介绍、学籍管理规定、生活管理规定、外国人出入境管理规定以及心理健康指导等内容。

    4. 新生入学教育做到重点突出,简明扼要,便于学生理解、记忆。

    5. 不同内容邀请不同专业人员宣讲,如学籍管理邀请学校教务部门人员;

    6. 组织新生参加学校迎新大会,遴选来华留学生发言代表,协助审核发言稿。

    (二)熟悉校园及周边环境

    1.带领新生参观校园,主要熟悉学校的教室、图书馆、餐厅、邮局、超市、校医院等与学习、生活关系密切的场所。

    2.带领新生参观学校周边,侧重熟悉餐饮及购物场所。

    (三)协助新生购买教材及学习用具,发放学习课程表,准备进入专业学习。